Archiv pro měsíc: Srpen 2023

Vážení spoluvlastnící,

z předchozího příspěvku si můžete udělat obrázek o přístupu výboru k provedení jimi navrženého auditu hospodaření našeho SVJ.

Z našeho pohledu se neubírá provedení auditu správným směrem a to z několika hlavních důvodů, jež jsme detailně rozepsali v předchozí komunikaci s výborem.

Zejména se jedná o praktický nezájem zabývat se výběrem vhodné auditorské společnosti. Auditoři tzv. Velké 4 jsou pro potřeby našeho SVJ nevhodnou a příliš drahou volbou. Zároveň již výbor odmítl dva naše návrhy auditorů.

Za další výbor explicitně odmítá, aby se průběhu auditu účastnili osoby mimo členy výboru. Aby informace potřebné pro kvalitní provedení auditu ve prospěch celého SVJ, poskytovali řadoví členové SVJ. To znamená, že provedení auditu, který byl výboru uložen Shromážděním pro podezření z nekalých praktik při řízení SVJ, si hodlá výbor zadat a dozorovat sám, bez kontroly členů SVJ.

Poslední výtkou je specifikace zadání auditu, kdy se výbor odvolává na zákonné předpisy. Tyto nicméně definují provedení auditu pouze rámcově a nemůžou dostatečně pokrýt specifickou situaci jednotlivých auditovaných subjektů. Tedy není pravda, že by konkrétní zadání nemělo vliv na výsledek auditu.

Provedení auditu za takové situace pozbývá smysl a bude pouze zbytečným vícenákladem SVJ KBIII a promrhanou energií pracovníků správcovské firmy.

Níže zveřejňujeme reakci a doporučení týmu KBIII Lépe na výzvu výboru k auditu hospodaření SVJ. Současně připojujeme následnou reakci pana Bejčka, která je u jednotlivých návrhů uvedena červeně kurzívou s prefixem „JB:“.

Vážený pane Bejčku, členové výboru KBIII,

za tým KBIII Lépe tímto reagujeme na váš email ze dne 20.7.2023 týkající se přípravy výběrového řízení na dodavatele auditu.

Dovolujeme si poslat pár výhrad ke zvolenému postupu:

1. Vzhledem k tomu, že jediným hodnotícím kritériem je nabídková cena, nedává vůbec smysl oslovovat auditorské společnosti z Velké 4ky (KPMG, Delloite, Ernst&Young, PWC)
   JB: nelze omezovat účastníky výběru pouze podle individuálních domněnek. Menší společnosti vzhledem k hodnotícímu kritériu mají lepší šanci zvítězit.
   
   a) za prvé nemohou tyto společnosti nabídkovou cenou konkurovat menším, přesto kvalitním, auditorským firmám
   JB: proto není výběr omezen pouze na Velkou 4, ale je otevřena účasti i dalším auditorským společnostem, které navrhují vlastníci.
   
   b) za druhé máme přímo potvrzeno od jednoho z auditorů Velké 4, že jejich zapojení je pro naše potřeby jako jít „s kanónem na vrabce“
   JB: Velká 4 na druhou stranu těží ze své reputace
   
   c) na shromáždění vlastníci preferovali zřízení kontrolní komise, která by naše SVJ nestála žádné finanční prostředky, výbor ale hlasování o zřízení této komise odmítl zařadit mezi jednací body
   JB: poznámka nesouvisí s úkolem, který Shromáždění uložilo výboru
   
   d) doporučujeme výboru hledat mezi menšími auditorskými společnostmi, více zaměřenými přímo na forenzní audity SVJ
   JB: proto zařazujeme do seznamu k oslovení společnosti navržené vlastníky
   
   e) vhodné kandidáty doporučíme vámi navrženým způsobem (emailem)
   JB: děkuji
   
2. vzhledem k tomu, že předmětem auditu má být prověření hospodaření stávajícího výboru, nemůže být výbor jediným subjektem, který bude během auditu s auditorem komunikovat
   JB: Prosím, abyste rozvedl podnět do konkrétního návrhu. Výbor je statutárním zástupcem SVJ a jako takový může podle právních předpisů jako jediný komunikovat za SVJ navenek
   
   a) pro zajištění důvěryhodnosti celého auditu a tím pádem i účelného vynaložení finančních prostředků je zcela nezbytné, aby se auditu účastnili i další osoby z řad členů SVJ
   JB: Důvěryhodnost auditu je garantována právními předpisy ČR, tedy zejména Zákonem o Auditorech, Zákonem o účetnictví, předpisy Komory Auditorů ČR a jí vydávanými osvědčeními auditora. Domnívám se, že vměšování externích subjektů do práce auditora je porušením regulací práce auditora a každý auditor s příslušným oprávněním by měl takové snahy aktivně odmítnout.
   
   b) tým KBIII Lépe je připraven v této věci poskytnout plnou součinnost, která je v této věci z našeho pohledu zcela nezbytná
   JB: Prosím o konkrétní návrh Vaší představy
   
   c) vzhledem k naším předchozím nálezům a komunikaci žádáme o přímou aktivní účast týmu KBIII Lépe na přípravě a realizaci auditu
   JB: Příprava – máte možnost navrhnout společnosti. Realizace – domnívám se, že aktivní účast kohokoliv, s výjimkou předložení účetních a dalších záznamů, není možná. Moje domněnka vychází z dlouholetých pracovních zkušeností s finančním řízením.
   
3. chybí specifikace zadání a požadované výstupy auditu
   JB: Tyto jsou definovány právními předpisy
   
   a) vámi navržená „VÝZVA K PODÁNÍ NABÍDKY A PODMÍNKY VÝBĚROVÉHO ŘÍZENÍ“ bohužel neobsahuje žádnou konkrétní specifikaci rozsahu auditu, ani požadované výstupy
   JB: Zadání, které Shromáždění stanovilo výboru, zní na „Finanční, procesní a ekonomický audit“. Obsah takového auditu je stanoven právními předpisy ČR. Rozsah auditu je ve výzvě specifikován počtem záznamů účetního deníku.
   
   b) abychom měli jistotu, že výsledky auditu budou sloužit ke zlepšení situace našeho SVJ, požadujeme uchazečům specifikovat jaké jsou cíle a účel auditu
   JB: viz výše
   • v rámci procesní části auditu se auditor musí zaměřit nejenom na formální stav a plnění existujících procesů našeho SVJ, ale také na skutečnosti:
     JB: Auditor musí postupovat plně v souladu s předpisy a definovanými postupy pro práci auditora a vyhotovit závěrečnou zprávu se shrnutím o svých nálezech.
     • zda je postupováno v souladu se zákonem
     • zda existující procesy slouží řádné správě majetku členů SVJ
     • zda nechybí další procesy běžně používané v jiných SVJ
     • zda výbor komunikuje transparentně, včas a srozumitelně s členy SVJ (zpřístupnění smluv, faktur, výpisů z účtů, transparentnost ročního vyúčtování, atd.)
   • v rámci ekonomické části auditu se auditor musí zaměřit také na prověření:
     JB: stejná odpověď jako v předchozím bodu
     • zda služby byly pořizovány za ceny v místě a čase obvyklé
     • zda byla vhodným způsobem prováděna výběrová řízení na dodavatele
     • zda byly pro zakázky vyšších hodnot uzavírány doložitelné písemné smlouvy
     • obecně zda bylo při správě cizího majetku postupováno transparentně a s péčí řádného hospodáře
4. ostatní
   a) výbor z našeho pohledu zbytečně omezuje počet uchazečů, jež mohou členové SVJ navrhnout
   JB: výbor neomezuje počet uchazečů, které mohou členové SVJ navrhnout. Výbor pouze stanovuje podmínky pro to, kolik z celkového počtu navržených společností a jak je vybere. Vzhledem k tomu, že SVJ nepodléhá zákonu o zadávání veřejných zakázek a výbor nemá kapacity k organizování veřejné soutěže, je třeba oslovit konkrétní společnosti k podání nabídky. Výbor informoval všechny vlastníky o tom, že počet oslovených bude omezen na počet 8.
   
   b) obáváme se, že požadované období pro realizaci auditu (září až říjen 2023) zbytečně vyřadí z výběru další, jinak kvalitní uchazeče
   JB: Po ukončení samotných auditorských prací ještě následuje určité období pro finalizaci Zprávy auditora. Do konce roku musí proběhnout další shromáždění SVJ a Zpráva auditora bude jedním ze základních podkladů. Aby byla její existence včas zajištěna, bylo nezbytné stanovit dokončení prací tak, jak je ve výzvě uvedeno.
   • období pro realizaci auditu by měli navrhnout sami uchazeči a mělo by být posuzováno jako další hodnotící kritérium
     JB: Osobně se domnívám, že žádný auditor nemůže připustit, aby byl ve své práci ovlivněn přáním jakéhokoliv dalšího subjektu. Proto je mým názorem, že Vaše připomínky směřující k provádění samotného auditu auditor ani nesmí zohlednit ve své práci.
     připomínky týkající se účastníků a podmínek výběru jsem Vám snad dostatečně okomentoval.

Žádáme výbor, aby tyto připomínky zohlednil při přípravě auditu. Náš tým KBIII Lépe je k dispozici pro konstruktivní spolupráci v této věci.

Za KBIII Lépe
S pozdravem
Ľuboslav ODSTRČIL

Naše odpovědi zveřejníme v dalším příspěvku: https://kbiiilepe.cz/komunikace-s-vyborem/audit-hospodareni-svj-komentar-k-reakci-vyboru-na-zaslane-podnety/

Vážení vlastníci,

dne 20.7.2023 výbor emailem rozeslal vlastníkům následující výzvu ohledně výborem navrženého auditu hospodaření SVJ:

Vážení vlastníci,

podle závěrů červnového Shromáždění SVJ výbor zadá procesní, účetní a ekonomický našeho společenství vlastníků. V příloze naleznete text výzvy na auditorské společnosti.

Vyzývám vás, abyste navrhli auditorské společnosti, které výbor osloví. Výbor prozatím zvažuje společnosti z tzv. Velké 4, které doplní podle vašich návrhů. Cílem vaší spoluúčasti při výběru společností je předejít pochybnostem o výběru.

Abychom neoslovovali příliš vysoké množství subjektů, kromě společností z Velké 4 zařadíme do sezamu společností k oslovení 4 další firmy, a to těch, které budou jakýmkoliv vlastníkem mimo členů výboru navrženy nejdříve.
Pokud jeden vlastník navrhne vícero společností, bude brán ohled pouze na první společnost tímto vlastníkem navrženou a další pořadí bude náležet společnosti podle návrhu dalšího vlastníka podle času doručení návrhu. Výbor si vyhrazuje možnost vyřadit z návrhů společnosti zjevně nekontaktní, neaktivní a takové, které nedisponují auditorským oprávněním. Pokud bude taková navržena a vyřazena z uvedených důvodů, výbor zařadí do seznamu k oslovení další společnost v pořadí podle času doručení návrhu.
Pokud by nebylo vlastníky doručeno dostatečné množství kvalitních návrhů, výbor vybere chybějící společnosti do počtu 4 mimo Velké 4 sám.

Návrhy auditorských společností zasílejte prosím na emailovou adresu vybor@kbiii.cz, a to nejpozději do pondělka 24.7.2023 23:59 hod. Na návrhy doručené po tomto termínu nebude brán zřetel.

Děkujeme vám za spolupráci

S pozdravem

Ing. Jan Bejček
Předseda výboru

V pátek 21.7.2023 jsme s kolegy z KBIII Lépe odeslali výboru nasi reakci, kterou najdete v následujícím příspěvku: https://kbiiilepe.cz/komunikace-s-vyborem/audit-hospodareni-svj-reakce-kbiii-lepe/