Hospodaření – KBIII Lépe

Informace o vývoji svolání vlastního shromáždění vlastníků

14 Lis

Vážení spoluvlastníci,

v návaznosti na předchozí žádosti o spolupráci a o udělení plné moci k podání žádosti o svolání shromáždění vlastníků s programem odvolání stávajícího výboru (viz např. tento příspěvek) máme významný posun.

Díky vaší důvěře a podpoře se nám povedlo získat plné moci v celkové výši 26,003% spoluvlastnických podílů (celkem 98 jednotek, 92 spolumajitelů). Na jejich základě tedy byla žádost výboru odeslána 3.11.2023 do datové schránky. Formální doručení (převzetí žádosti výborem) proběhlo k 7.11.2023. Tímto dnem tedy začala výboru běžet 30ti denní lhůta pro svolání shromáždění vlastníků s programem uvedeným v žádosti.

Následně jsem byl telefonicky (tedy neformálně) kontaktován panem Cejnkem, členem výboru. Pokusím se shrnout podstatné informace z rozhovoru, jak jsem je od pana Cejnka dostal:

podle p. Švehlíka, současného předsedy výboru, obsahuje naše žádost formální vadu, takže ji nemusí respektovat
p. Hodek navrhoval se s námi vůbec nebavit, p. Švehlík a p. Cejnek by přesto rádi vyhověli
v čem by měla spočívat ona formální vada žádosti nám výbor sdělit nechce
p. Cejnek navrhoval dát body o odvolání výboru na konec programu, v druhém návrhu pak doprostřed programu po „ekonomických věcech“

Když pominu, že

jednací body na konci programu zpravidla na shromáždění nestihneme projednat, tedy k hlasování o odvolání výboru by z důvodu času vůbec nedošlo a k tomu, že
hlasování o „ekonomických věcech“ nedává vůbec žádný smysl, protože od červnové schůze výbor nevyřešil ani jediný důvod neschválení hospodaření za roky 2021 a 2022 – nebyly vysvětleny různé částky na předkládaných dokumentech, nebyly doloženy chybějící objednávky/smlouvy k odchozím platbám za cca 6 milionů Kč z předchozích let, nebyl proveden uložený audit hospodaření, nebylo zcela doloženo, na kterých bankovních účtech se nachází peníze SVJ

pak podstatné je, že výbor i já jsme vázáni vůlí spoluvlastníků, jež dali plnou moc ke svolání shromáždění. Součástí této plné moci byl návrh žádosti o svolání shromáždění včetně bodů programu, tedy výbor ani já nemáme mandát tyto body jakkoli měnit.

V tomto smyslu, a protože výbor dosud formálně (ani neformálně) nesdělil žádný důvod ke zpochybnění žádosti, považujeme s kolegy z KBIII Lépe tuto žádost za platnou. Vůle vlastníků je z ní zcela zřejmá, zákonný limit 25% spoluvlastnických podílů byl splněn a zcela legitimně tedy očekáváme, že výbor splní svou část zákonné povinnosti a shromáždění dle žádosti svolá.

O dalším vývoji vás budeme samozřejmě informovat. Velké díky všem, kteří nás podporujete a máte zájem na zlepšení situace v našem SVJ.

Žádost o spolupráci při svolání shromáždění SVJ

22 Srp

Vážení vlastníci,

v návaznosti na vývoj posledních událostí v našem SVJ chceme za naši iniciativu KBIII Lépe požádat výbor o svolání shromáždění vlastníků, jehož program bude obsahovat náš návrh jednacích bodů, které považujeme za zásadní. Text této žádosti je přílohou této e-mailové zprávy.

Takovou žádost však musíme podložit jasným projevem vůle skupiny vlastníků o celkovém spoluvlastnickém podílu v minimální výši 25% a bohužel po konzultaci s advokátem nelze použít petici, kterou řada z vás podepsala na konci posledního shromáždění.

Budeme rádi, pokud nás v naší snaze budete nadále podporovat a prosíme vás o vyplnění přiložené plné moci (vč. čísla bytu/jednotky). Tuto plnou moc nám prosím zašlete naskenovanou emailem, do datové schránky „h4vie6e“, případně poštou na poštovní adresu:

Ľuboslav Odstrčil
Wassermannova 1145/11 (G2)
15200 Praha

Žádost výboru odešleme, jakmile se nám povede sesbírat potřebných 25% podílů. Rádi bychom schůzi svolali v běžném podzimním termínu. Po svolání shromáždění se na vás opět obrátíme s prosbou o vaši účast, případně udělení plné moci k zastupování.

Předem vám děkujeme za spolupráci i za váš zájem na zlepšení špatné situace v hospodaření našeho SVJ.

Přílohy:
Návrh žádosti výboru: DOCX, PDF
Plná moc: DOCX, PDF

Audit hospodaření SVJ – Komentář k reakci výboru na zaslané podněty

8 Srp

Vážení spoluvlastnící,

z předchozího příspěvku si můžete udělat obrázek o přístupu výboru k provedení jimi navrženého auditu hospodaření našeho SVJ.

Z našeho pohledu se neubírá provedení auditu správným směrem a to z několika hlavních důvodů, jež jsme detailně rozepsali v předchozí komunikaci s výborem.

Zejména se jedná o praktický nezájem zabývat se výběrem vhodné auditorské společnosti. Auditoři tzv. Velké 4 jsou pro potřeby našeho SVJ nevhodnou a příliš drahou volbou. Zároveň již výbor odmítl dva naše návrhy auditorů.

Za další výbor explicitně odmítá, aby se průběhu auditu účastnili osoby mimo členy výboru. Aby informace potřebné pro kvalitní provedení auditu ve prospěch celého SVJ, poskytovali řadoví členové SVJ. To znamená, že provedení auditu, který byl výboru uložen Shromážděním pro podezření z nekalých praktik při řízení SVJ, si hodlá výbor zadat a dozorovat sám, bez kontroly členů SVJ.

Poslední výtkou je specifikace zadání auditu, kdy se výbor odvolává na zákonné předpisy. Tyto nicméně definují provedení auditu pouze rámcově a nemůžou dostatečně pokrýt specifickou situaci jednotlivých auditovaných subjektů. Tedy není pravda, že by konkrétní zadání nemělo vliv na výsledek auditu.

Provedení auditu za takové situace pozbývá smysl a bude pouze zbytečným vícenákladem SVJ KBIII a promrhanou energií pracovníků správcovské firmy.

Audit hospodaření SVJ – Reakce výboru na výhrady KBIII Lépe

8 Srp

Níže zveřejňujeme reakci a doporučení týmu KBIII Lépe na výzvu výboru k auditu hospodaření SVJ. Současně připojujeme následnou reakci pana Bejčka, která je u jednotlivých návrhů uvedena červeně kurzívou s prefixem „JB:“.

Vážený pane Bejčku, členové výboru KBIII,

za tým KBIII Lépe tímto reagujeme na váš email ze dne 20.7.2023 týkající se přípravy výběrového řízení na dodavatele auditu.

Dovolujeme si poslat pár výhrad ke zvolenému postupu:

Vzhledem k tomu, že jediným hodnotícím kritériem je nabídková cena, nedává vůbec smysl oslovovat auditorské společnosti z Velké 4ky (KPMG, Delloite, Ernst&Young, PWC)
JB: nelze omezovat účastníky výběru pouze podle individuálních domněnek. Menší společnosti vzhledem k hodnotícímu kritériu mají lepší šanci zvítězit.

a) za prvé nemohou tyto společnosti nabídkovou cenou konkurovat menším, přesto kvalitním, auditorským firmám
JB: proto není výběr omezen pouze na Velkou 4, ale je otevřena účasti i dalším auditorským společnostem, které navrhují vlastníci.

b) za druhé máme přímo potvrzeno od jednoho z auditorů Velké 4, že jejich zapojení je pro naše potřeby jako jít „s kanónem na vrabce“
JB: Velká 4 na druhou stranu těží ze své reputace

c) na shromáždění vlastníci preferovali zřízení kontrolní komise, která by naše SVJ nestála žádné finanční prostředky, výbor ale hlasování o zřízení této komise odmítl zařadit mezi jednací body
JB: poznámka nesouvisí s úkolem, který Shromáždění uložilo výboru

d) doporučujeme výboru hledat mezi menšími auditorskými společnostmi, více zaměřenými přímo na forenzní audity SVJ
JB: proto zařazujeme do seznamu k oslovení společnosti navržené vlastníky

e) vhodné kandidáty doporučíme vámi navrženým způsobem (emailem)
JB: děkuji
vzhledem k tomu, že předmětem auditu má být prověření hospodaření stávajícího výboru, nemůže být výbor jediným subjektem, který bude během auditu s auditorem komunikovat
JB: Prosím, abyste rozvedl podnět do konkrétního návrhu. Výbor je statutárním zástupcem SVJ a jako takový může podle právních předpisů jako jediný komunikovat za SVJ navenek

a) pro zajištění důvěryhodnosti celého auditu a tím pádem i účelného vynaložení finančních prostředků je zcela nezbytné, aby se auditu účastnili i další osoby z řad členů SVJ
JB: Důvěryhodnost auditu je garantována právními předpisy ČR, tedy zejména Zákonem o Auditorech, Zákonem o účetnictví, předpisy Komory Auditorů ČR a jí vydávanými osvědčeními auditora. Domnívám se, že vměšování externích subjektů do práce auditora je porušením regulací práce auditora a každý auditor s příslušným oprávněním by měl takové snahy aktivně odmítnout.

b) tým KBIII Lépe je připraven v této věci poskytnout plnou součinnost, která je v této věci z našeho pohledu zcela nezbytná
JB: Prosím o konkrétní návrh Vaší představy

c) vzhledem k naším předchozím nálezům a komunikaci žádáme o přímou aktivní účast týmu KBIII Lépe na přípravě a realizaci auditu
JB: Příprava – máte možnost navrhnout společnosti. Realizace – domnívám se, že aktivní účast kohokoliv, s výjimkou předložení účetních a dalších záznamů, není možná. Moje domněnka vychází z dlouholetých pracovních zkušeností s finančním řízením.
chybí specifikace zadání a požadované výstupy auditu
JB: Tyto jsou definovány právními předpisy

a) vámi navržená „VÝZVA K PODÁNÍ NABÍDKY A PODMÍNKY VÝBĚROVÉHO ŘÍZENÍ“ bohužel neobsahuje žádnou konkrétní specifikaci rozsahu auditu, ani požadované výstupy
JB: Zadání, které Shromáždění stanovilo výboru, zní na „Finanční, procesní a ekonomický audit“. Obsah takového auditu je stanoven právními předpisy ČR. Rozsah auditu je ve výzvě specifikován počtem záznamů účetního deníku.

b) abychom měli jistotu, že výsledky auditu budou sloužit ke zlepšení situace našeho SVJ, požadujeme uchazečům specifikovat jaké jsou cíle a účel auditu
JB: viz výše
- v rámci procesní části auditu se auditor musí zaměřit nejenom na formální stav a plnění existujících procesů našeho SVJ, ale také na skutečnosti:
  JB: Auditor musí postupovat plně v souladu s předpisy a definovanými postupy pro práci auditora a vyhotovit závěrečnou zprávu se shrnutím o svých nálezech.
  - zda je postupováno v souladu se zákonem
  - zda existující procesy slouží řádné správě majetku členů SVJ
  - zda nechybí další procesy běžně používané v jiných SVJ
  - zda výbor komunikuje transparentně, včas a srozumitelně s členy SVJ (zpřístupnění smluv, faktur, výpisů z účtů, transparentnost ročního vyúčtování, atd.)
- v rámci ekonomické části auditu se auditor musí zaměřit také na prověření:
  JB: stejná odpověď jako v předchozím bodu
  - zda služby byly pořizovány za ceny v místě a čase obvyklé
  - zda byla vhodným způsobem prováděna výběrová řízení na dodavatele
  - zda byly pro zakázky vyšších hodnot uzavírány doložitelné písemné smlouvy
  - obecně zda bylo při správě cizího majetku postupováno transparentně a s péčí řádného hospodáře
ostatní
a) výbor z našeho pohledu zbytečně omezuje počet uchazečů, jež mohou členové SVJ navrhnout
JB: výbor neomezuje počet uchazečů, které mohou členové SVJ navrhnout. Výbor pouze stanovuje podmínky pro to, kolik z celkového počtu navržených společností a jak je vybere. Vzhledem k tomu, že SVJ nepodléhá zákonu o zadávání veřejných zakázek a výbor nemá kapacity k organizování veřejné soutěže, je třeba oslovit konkrétní společnosti k podání nabídky. Výbor informoval všechny vlastníky o tom, že počet oslovených bude omezen na počet 8.

b) obáváme se, že požadované období pro realizaci auditu (září až říjen 2023) zbytečně vyřadí z výběru další, jinak kvalitní uchazeče
JB: Po ukončení samotných auditorských prací ještě následuje určité období pro finalizaci Zprávy auditora. Do konce roku musí proběhnout další shromáždění SVJ a Zpráva auditora bude jedním ze základních podkladů. Aby byla její existence včas zajištěna, bylo nezbytné stanovit dokončení prací tak, jak je ve výzvě uvedeno.
- období pro realizaci auditu by měli navrhnout sami uchazeči a mělo by být posuzováno jako další hodnotící kritérium
  JB: Osobně se domnívám, že žádný auditor nemůže připustit, aby byl ve své práci ovlivněn přáním jakéhokoliv dalšího subjektu. Proto je mým názorem, že Vaše připomínky směřující k provádění samotného auditu auditor ani nesmí zohlednit ve své práci.
  připomínky týkající se účastníků a podmínek výběru jsem Vám snad dostatečně okomentoval.

Žádáme výbor, aby tyto připomínky zohlednil při přípravě auditu. Náš tým KBIII Lépe je k dispozici pro konstruktivní spolupráci v této věci.

Za KBIII Lépe
S pozdravem
Ľuboslav ODSTRČIL

Naše odpovědi zveřejníme v dalším příspěvku: https://kbiiilepe.cz/komunikace-s-vyborem/audit-hospodareni-svj-komentar-k-reakci-vyboru-na-zaslane-podnety/

Audit hospodaření SVJ – Výzva výboru

8 Srp

Vážení vlastníci,

dne 20.7.2023 výbor emailem rozeslal vlastníkům následující výzvu ohledně výborem navrženého auditu hospodaření SVJ:

Vážení vlastníci,

podle závěrů červnového Shromáždění SVJ výbor zadá procesní, účetní a ekonomický našeho společenství vlastníků. V příloze naleznete text výzvy na auditorské společnosti.

Vyzývám vás, abyste navrhli auditorské společnosti, které výbor osloví. Výbor prozatím zvažuje společnosti z tzv. Velké 4, které doplní podle vašich návrhů. Cílem vaší spoluúčasti při výběru společností je předejít pochybnostem o výběru.

Abychom neoslovovali příliš vysoké množství subjektů, kromě společností z Velké 4 zařadíme do sezamu společností k oslovení 4 další firmy, a to těch, které budou jakýmkoliv vlastníkem mimo členů výboru navrženy nejdříve.
Pokud jeden vlastník navrhne vícero společností, bude brán ohled pouze na první společnost tímto vlastníkem navrženou a další pořadí bude náležet společnosti podle návrhu dalšího vlastníka podle času doručení návrhu. Výbor si vyhrazuje možnost vyřadit z návrhů společnosti zjevně nekontaktní, neaktivní a takové, které nedisponují auditorským oprávněním. Pokud bude taková navržena a vyřazena z uvedených důvodů, výbor zařadí do seznamu k oslovení další společnost v pořadí podle času doručení návrhu.
Pokud by nebylo vlastníky doručeno dostatečné množství kvalitních návrhů, výbor vybere chybějící společnosti do počtu 4 mimo Velké 4 sám.

Návrhy auditorských společností zasílejte prosím na emailovou adresu vybor@kbiii.cz, a to nejpozději do pondělka 24.7.2023 23:59 hod. Na návrhy doručené po tomto termínu nebude brán zřetel.

Děkujeme vám za spolupráci

S pozdravem

Ing. Jan Bejček
Předseda výboru

V pátek 21.7.2023 jsme s kolegy z KBIII Lépe odeslali výboru nasi reakci, kterou najdete v následujícím příspěvku: https://kbiiilepe.cz/komunikace-s-vyborem/audit-hospodareni-svj-reakce-kbiii-lepe/

Rozdíl 5ti milionů Kč v předkládaných rozpočtech 2022

13 Čvn

Vážení spoluvlastníci,

výbor nás na červnovém shromáždění vlastníků bude žádat o schválení hospodaření domu za rok 2022. K tomuto hlasování nám v zaslaných podkladech výbor předkládá dokument „Součty nákladů složek 2022“ (příloha „5B Cerpani 2022.pdf„) se souhrnnou částkou nákladů 19.686.735,98 Kč.

Nicméně na březnové shromáždění nám výbor předložil stejný dokument, t.j. „Součty nákladů složek 2022“ (příloha „42 Cerpani 2022.pdf„), který uvádí souhrnné náklady ve výši 24.786.832,11 Kč.

A do třetice klientský portál PPM v sekci Finance – Čerpání rozpočtu uvádí údaj 19.191.975,85 Kč.

Nabízí se tedy několik celkem zásadních otázek:

jaké jsou tedy skutečné náklady našeho SVJ za rok 2022?
z jaké částky se zpracovalo rozúčtování nákladů za rok 2022 na jednotlivé jednotky (vlastníky)?
v jakém stavu je účetnictví našeho SVJ?

Nedoložené odchozí platby za 6,5 milionu Kč

13 Čvn

Vážení spoluvlastníci,

před téměř 4mi měsíci jsme vás informovali o výsledku naší kontroly hospodaření SVJ.

Ve stručnosti byly identifikovány odchozí platby za cca 6,5milionu Kč, k nimž výbor nedoložil smlouvy nebo objednávky. Na základě tohoto zjištění jsme výbor požádali o doplnění chybějící dokumentace, bohužel výbor do dnešního dne nic nedoložil a na žádost nereagoval.

Konkrétně za roky 2018 až 2021 a část roku 2022 jsme prověřovali celkem 603 plateb.

Z toho k 65ti platbám (přes 10% prověřovaných plateb) vyšším než 20 tisíc Kč se nám nepovedlo dohledat příslušnou smlouvu případně objednávku. Celková hodnota těchto netransparentních plateb činí v součtu více než 6,5 milionu Kč.
Příloha č. 1 – Seznam odchozích plateb 20.000 Kč a výše bez smlouvy anonymizovaná.pdf

Dále jsme se zaměřili na dodavatele, kteří během zkoumaného období překročili cenou svých dodávek bez dohledatelné smlouvy hodnotu 100 tisíc Kč během jednoho roku. Toto kritérium splnilo celkem 81 plateb (přes 13% prověřovaných plateb) odeslaných celkem 10ti dodavatelům. Celková hodnota těchto netransparentních plateb činí v součtu více než 6,3 milionu Kč.
Příloha č. 2 – Seznam odchozích plateb významných dodavatelů bez smlouvy anonymizovaná.pdf

Odeslaná datová zpráva: Žádost o doložení chybějících smluv a další dokumentace.pdf

Informace před konáním Shromáždění vlastníků SVJ KBIII (pondělí 27.3.2023 18:30)

22 Bře

Vážení sousedé,

v pondělí 27.3.2023 se v 18:30 na obvyklém místě v divadelním sále ZŠ V Remízku bude konat Shromáždění vlastníků našeho společenství vlastníků jednotek KBIII.

Protože si myslíme, že situace v řízení našeho SVJ není dobrá, rádi bychom Vás poprosili, abyste se, pokud to bude jenom trochu možné, tohoto shromáždění osobně zúčastnili.

V přílohách tohoto příspěvku naleznete několik dokumentů, jejichž obsah podle našeho názoru na konkrétních příkladech dobře dokumentuje špatný stav některých oblastí v řízení našeho SVJ. Doporučujeme je tedy k Vašemu přečtení, které Vám může více přiblížit kontext v jakém na celou situaci nahlížíme a proč v nás vzbuzuje celu řadu pochybností a obav.

Pokud byste si měli přečíst alespoň jeden z těchto dokumentů, pak doporučujeme k Vaší pozornosti seznam bodů, které jsme navrhli na konci srpna minulého roku Výboru SVJ k zařazení na program nejbližšího Shromáždění vlastníků.

Bohužel, Výbor SVJ KBIII nerespektoval svoje zákonné povinnosti a námi navrhované body do programu blížícího se shromáždění nezařadil.

Domníváme se proto, že pondělní Shromáždění vlastníků bude mít zcela zásadní dopad na to, jakým způsobem bude naše SVJ v dalším roce řízeno, jak se bude vyvíjet stav jeho hospodaření a jaké to bude mít dopady na kvalitu života v našich bytech a společných prostorách objektů KBIII.

Závěrem tohoto příspěvku Vás prosíme, abyste zvážili poskytnutí plné moci pro Vaše zastupování na Shromáždění vlastníků v pondělí 27.3.2023 některému z členů naší skupiny KBIII lépe, pro případ, že byste nemohli nebo se nechtěli osobně Shromáždění zúčastnit.

Přílohy:
Body do programu Shromáždění vlastníků
Výzva k řádnému postupu v oblasti významných investičních projektů
Žádost o doložení chybějících smluv a další dokumentace
Příloha č. 1 – Seznam odchozích plateb 20.000 Kč a výše bez smlouvy (anonymizovaná)
Příloha č. 2 – Seznam odchozích plateb významných dodavatelů bez smlouvy (anonymizovaná)

Novinky v komunikaci s výborem

21 Úno

Vážení spoluvlastníci, vážení sousedé,

jak jsme již avizovali na naší únorové videokonferenci, v minulém týdnu jsme výboru odeslali několik poměrně zásadních žádostí a rádi bychom se s vámi podělili o jejich obsah.

Žádosti byly odeslány do nově zřízené datové schránky našeho SVJ jako tři samostatné zprávy.

Žádost o doložení chybějících smluv a další dokumentace

Po desítkách hodin pracné kontroly účetnictví a výpisů z účtů jsme identifikovali celou řadu odchozích plateb, ke kterým nebylo možné dohledat smlouvy, objednávky, případně faktury. Konkrétně za roky 2018 až 2021 a část roku 2022 jsme prověřovali celkem 603 plateb.

Odeslaná datová zpráva: Žádost o doložení chybějících smluv a další dokumentace.pdf

Žádost o neprodlené svolání shromáždění vlastníků SVJ

Výbor je ze zákona povinen svolat shromáždění vlastníků nejméně jednou ročně. Tato lhůta vypršela 4.10.2022, tedy už před téměř 5ti měsíci a zatím nebyl stanoven ani termín.

Odeslaná datová zpráva: Žádost o neprodlené svolání shromáždění vlastníků SVJ.pdf

Výzva k řádnému postupu v oblasti významných investičních projektů

Z klientské sekce portálu PPM jsme zjistili, že výbor objednal studii na projekty solárních systémů na střechu našeho bytového domu. Zároveň z dostupných dokumentů vyplývá, že tuto studii objednal pan Bejček (člen výboru) u společnosti, ve které sám figuruje jako člen vlastnické a exekutivní struktury.

Pro rekapitulaci: V říjnu 2021 se pan Bejček nechal zvolit do výboru. V lednu 2022 se s rodinou odstěhoval z našeho domu. V květnu 2022 pan Bejček objednává u firmy TO SYSTEM s.r.o. (jejímž je nepřímým spoluvlastníkem, viz IČO 28911822, 09059113, 01494601) dvě studie na fotovoltaické systémy.

V žádném případě nikoho z ničeho neobviňujeme, nicméně zde vnímáme jistý střet zájmů. Proto žádáme skutečně důsledné a transparentní projednání takto významného investičního projektu s členy SVJ a následné „informované“ hlasování. Předpokládaná cena realizace solárního systému je dle studií 13,2 resp. 16,1 milionu Kč, tedy řádově 3/4 fondu oprav.

Odeslaná datová zpráva: Výzva k řádnému postupu v oblasti významných investičních projektů.pdf